Comment faire une règle de congé

Lorsque vous êtes en congé , Il est possible de créer une règle afin qu’un message soit envoyé automatiquement à la réception d’un message.

Voici la méthode à suivre en utilisant le client Groupwise d’un ordinateur du collège:

1. Cliquez sur Outils > Règles > Nouveau.

2. Tapez un nom dans la zone Nom de la règle, par exemple, Règle de congé.

3. Cliquez sur la liste déroulante Type d’événement, puis sur Nouvel élément.

4. En regard de État des éléments, sélectionnez Reçu. Vérifiez qu’aucun autre élément n’est sélectionné.

5. Ne sélectionnez rien sous Types d’éléments.

6. Utilisez Définir les conditions pour ajouter des informations spécifiques à la règle.- OPTIONNEL –

Les exemples suivants illustrent l’utilisation de l’option Définir les conditions.

  • Pour définir les dates d’effet de la règle. Cliquez sur Définir les conditions > cliquez sur Distribué dans la première liste déroulante > cliquez sur Le ou Après dans la seconde liste déroulante > dans le champ de date, sélectionnez la date de départ en congé. Cliquez sur la liste locale Fin > cliquez sur Et. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur Distribué dans la première liste déroulante > cliquez sur Le ou Avant le dans la seconde liste déroulante > dans le champ de date, sélectionnez la date de retour de congé > cliquez sur OK.
  • Si vous voulez être certain de répondre uniquement aux éléments qui vous ont été envoyés   personnellement (et non à des serveurs de listes ou à des groupes de discussion). Cliquez sur Définir les conditions > si vous avez déjà spécifié des informations dans cette boîte de dialogue, cliquez sur la liste locale Fin > cliquez sur Et. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur Destinataire dans la première liste déroulante > cliquez sur [ ] Contient dans la seconde liste déroulante > dans le champ suivant,   tapez votre nom tel qu’il s’affiche dans la zone Dest. des messages.
  • Si vous voulez être certain de ne répondre à aucun élément envoyé par vous-même (possible en raison des retards de distribution). Cliquez sur Définir les conditions > si vous avez déjà spécifié des informations dans cette boîte de dialogue, cliquez sur la liste locale Fin > cliquez sur Et. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur Expéditeur dans la première liste déroulante > cliquez sur [x] Ne contient pas dans la seconde liste déroulante > dans le champ suivant tapez votre nom tel qu’il s’affiche dans le champ Expéditeur des messages > cliquez sur OK.
  • Si vous voulez répondre uniquement aux éléments internes. Cliquez sur Définir les conditions > si vous avez déjà spécifié des informations dans cette boîte de dialogue, cliquez sur la liste locale Fin > cliquez sur Et. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur Expéditeur dans la première liste déroulante > cliquez sur [x] Ne contient pas dans la seconde liste déroulante > dans le champ suivant, tapez @ > cliquez sur OK.

7. Sous Alors les opérations sont les suivantes, cliquez sur Ajouter une opération, puis sur répondre.

La boîte de dialogue  Répondre s’affiche avec l’option Répondre à l’expéditeur sélectionnée (vous ne pouvez pas utiliser Répondre à tous). Si vous souhaitez que votre réponse inclue le message de l’expéditeur, sélectionnez Inclure le message reçu de l’expéditeur. Cliquez sur OK.

8. Tapez un message, par exemple :

Je serai absent du 3 au 10 septembre. En cas d’urgence, contactez Marthe Robin au poste 1234.

9. Cliquez sur OK.

10. Cliquez sur Enregistrer. Vérifiez que la règle est cochée, et donc activée, puis cliquez sur Fermer.

Pour les règles qui déclenchent une réponse (comme cette règle de congé), un enregistrement de toutes les personnes auxquelles une réponse a été envoyée est effectué. Assurez-vous que la réponse n’est pas envoyée deux fois à la même personne.